L' istanza è una forma di partecipazione popolare previste dall'art.8 del D.Lgs. 267/2000 e dal Titolo III dello Statuto, intesa a promuovere, valorizzare e garantire la partecipazione dei cittadini all' Amministrazione del Comune.
I cittadini singoli o associati possono avanzare all'Amministrazione Comunale istanze riguardanti materie di interesse generale o problemi di particolare rilevanza.
L'istituto della istanza si caratterizza come una formale richiesta scritta, anche inoltrata per via telematica, rivolta agli organi o ai dirigenti dell'Ente, per richiedere atti di loro competenza, audizioni o per presentare memorie sui contenuti di atti amministrativi o normativi da adottare, al fine di evidenziare determinate esigenze di effettivo interesse comune.
Le istanze possono essere presentate dai cittadini, sia singolarmente che in forma associata e vanno indirizzate all'Amministrazione Comunale nella persona del Sindaco.
Le istanze presentate in carta libera, sono sottoscritte dai presentatori indicando con chiarezza la persona o le persone cui devono essere date le risposte ed il recapito ove debbono pervenire. Nel caso in cui i presentatori agiscano quali rappresentanti di un'organizzazione, va indicata la carica ricoperta all'interno di questa, nonché la precisa denominazione e sede della medesima.
Nell'istanza vanno indicati con chiarezza gli atti, gli interventi o comportamenti sollecitati.
L'organo competente esamina le istanze e risponde agli interessati entro 90 gg. dalla data di presentazione al protocollo generale del Comune.
Qualora la natura della risposta lo consenta, l'istanza può essere evasa informalmente tramite colloquio verbale o telefonico, cui seguirà comunicazione scritta.
Qualora la natura delle questioni sollevate rivesta particolare rilevanza e rientri nelle competenze della Giunta, il Sindaco provvede all'inserimento della istanza all'ordine del giorno nella prima seduta utile dell'organo deliberante.
Qualora la competenza spetti al Consiglio Comunale, il Sindaco trasmette l'istanza al Presidente del Consiglio per l'iscrizione all'ordine del giorno della prima seduta utile.
Il primo firmatario è invitato ad illustrare personalmente il senso e le motivazioni della stessa, intervenendo alla seduta di Giunta o nella riunione della Commissione Consiliare competente.
Il primo firmatario, qualora la Commissione Consiliare a maggioranza dei presenti, purché in numero tale da rendere valida la seduta ne valuti l'opportunità, è invitato eccezionalmente ad illustrare le istanze in sede di adunanza consiliare.
L'organo deliberante adotta, previa istruttoria da parte dei competenti uffici, la decisione e ne dà comunicazione scritta al primo firmatario entro il termine di 15 giorni dall'adozione.
Per l'istanza di competenza degli organi collegiali, il termine ultimo per la comunicazione agli interessati delle decisioni assunte non può superare comunque i 90 gg. dalla data di presentazione al protocollo generale.
I dirigenti e i responsabili degli uffici sono tenuti a dare direttamente risposte motivate alle istanze che rientrino nell'ambito della loro competenza, nel termine di 90 gg. dalla data di presentazione al protocollo generale del Comune.
Detto termine può essere prorogato per un tempo non superiore ad ulteriori 30 gg., dandone comunicazione scritta all'interessato, con indicati i motivi del ritardo e i nuovi termini entro cui verrà evasa l'istanza.
I termini di cui al comma 9 si applicano esclusivamente alle istanze dalle quali non consegua obbligatoriamente un procedimento amministrativo di competenza del Comune.
Per i procedimenti amministrativi che conseguano obbligatoriamente ad una istanza i termini sono quelli previsti dal regolamento sul procedimento amministrativo.
